Sturen op verbeterdoelen

Herkent u het volgende?

Als organisatie heeft u uw missie, visie en een koers voor de komende jaren bepaald en vastgelegd in een beleidsdocument. Maar dan?

Wat wij vaak tegenkomen is dat een centrale afdeling, zoals business control of een kwaliteitsafdeling, periodiek de stand van zaken opvraagt bij alle afdelingen en dat de resultaten worden bijgehouden in een Word-document of Excel-sheet. Maar voor je het weet is dat rijp en groen door elkaar. De één rapporteert heel uitgebreid, de ander summier en soms is de koppeling naar het oorspronkelijke doel onduidelijk of ontbreekt deze in het geheel. En als meerdere functionarissen in hetzelfde document werken, dan bestaat de kans dat er meerdere versies in omloop zijn.

Hoe kunt u dan sturen?

MijnJaarplannen-software ondersteunt u in elke fase van de PDCA-cyclus. De software zorgt dat de doelen en acties in lijn zijn met de koers, dat u focus houdt, de voortgangsgesprekken praktisch worden ondersteund en u te allen tijde overzicht heeft. Dit maakt sturing mogelijk, zodat u aan het einde van de planperiode niet voor verrassingen komt te staan.

Hoe ziet een planning- & controlproces met ondersteuning van MijnJaarplannen-software eruit?

1. Vaststellen richting
   • Bestuurders bepalen de missie en visie van de organisatie (dit is de kapstok van het jaarplan).
   • Bestuurders en management benoemen ambities, thema’s en daaronder de gewenste doelen voor de planperiode. De doelen zijn SMART geformuleerd. SMART staat voor specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Hoe concreter u bent, hoe beter u kunt sturen.
     Beperk u in het jaarplan tot de specifieke zaken die u wilt realiseren of verbeteren. Hiermee houdt u focus.
   • MijnJaarplannen is overzichtelijk en flexibel. In één oogopslag ziet u de gedefinieerde ambities en welke doelstellingen en normen daaraan gekoppeld zijn. Maak gebruik van de functionaliteit om het jaarplan  organisatiekleuren te geven en iconen aan ambities te koppelen om de herkenbaarheid optimaal te ondersteunen en het plan visueel aantrekkelijk te maken.
2. Doelen koppelen aan verantwoordelijken
   • Elk doel kent een eigenaar in MijnJaarplannen. Zo creëert u betrokkenheid en verantwoordelijkheid voor het resultaat.
   • U kunt in MijnJaarplannen uw organisatiestructuur opnemen. Daarmee kunt u één of meer doelstellingen vanuit het hoofdplan doorzetten naar de gedefinieerde organisatieonderdelen, sectoren, afdelingen of teams.
   • Doelen kunnen ook vanuit subafdelingen worden doorgezet naar het hoofdplan. Op deze manier legt u de verantwoordelijkheid voor het bepalen van doelen decentraal neer.
3. Definiëren acties
   • Zet uw organisatiedoelen, waarop u stuur wilt houden door naar afdelingsplannen. Het afdelingsmanagement definieert per doel de benodigde acties om het gewenste resultaat te bereiken.
     Nu weten we wat en hoe we dat willen bereiken.
   • Vanuit hier worden de acties vastgelegd om de doelen te bereiken. In MijnJaarplannen koppel je dan ook de acties aan doelstellingen. Voordeel hiervan is dat elke afdeling hiermee wordt uitgenodigd om na te denken hoe zij kan bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. Zo focus je je als organisatie in zijn geheel op de essentie en zorg je dat de ambities niet papieren wensen van het bestuur blijft

4. Uitvoeren acties
   • Actiehouders gaan aan de slag met de uitvoering van de gedefinieerde acties.
   • De voortgang kan worden bijgehouden in MijnJaarplannen. Het actieformat van MijnJaarplannen helpt u om de voortgang kort en bondig vast te leggen. Immers we willen snel inzicht en overzicht. Lange teksten en verschillen in vastlegging (inhoud en vormgeving) dragen daar niet aan bij.

5. Monitoring acties en voortgangsgesprekken
   • Gesprekken met actiehouders. Welke acties zijn gereed, wat gaat goed, waar is extra aandacht nodig of loop je tegen knelpunten aan?
   • MijnJaarplannen beschikt over actielijsten per actiehouder om de voortgangsgesprekken te ondersteunen. Met MijnJaarplannen kunt u ook icoontjes toewijzen aan de voortgang. Deze geven in 1 oogopslag inzicht in de stand van zaken. Er zijn voorgedefinieerde iconensets zoals verkeerslichten, smileys of weerplaatjes, maar u kunt ook zelf icoontjes definiëren. U bent dus optimaal flexibel om status herkenbaar te tonen.

6. Evaluatie en eventuele (bij)sturing
   • Als de voortgang van de acties wordt bijgehouden ontstaat op alle niveaus in de organisatie inzicht in de stand van zaken. U weet of u op koers ligt om de gewenste doelstellingen te bereiken of dat bijsturing noodzakelijk is. Ook heeft u overzichtelijk informatie voor verantwoording naar bijvoorbeeld externe organisaties zoals een accountant of een auditorganisatie of samenwerkende partijen